Oficina virtual multiconectada. Antecedentes y potencial

La oficina tradicional que conocemos es un legado del siglo XIX y la revolución industrial: una oficina interna del jefe para administrar el trabajo de los subalternos en una oficina externa y circundante. La administración se traducía en observar y escuchar. Estar allí resultaba crítico porque allí estaban la acción y la información para que el negocio operara, como sucede actualmente en la oficina de ventas de una fábrica.

La información en una hoja de papel sólo puede ser leída por una persona al mismo tiempo, y debe ser fácil de pasar a otros para que puedan desempeñar sus tareas. Esto implicaba que el trabajo debía ser lineal, donde un proceso sigue a otro en secuencia unidimensional.

Con la invención del teléfono, el tablero despachador y las extensiones se hicieron necesarias para que la gente pudiera trabajar, pero aún en un mismo lugar. La administración del trabajo se lograba caminando alrededor, ver y escuchar.

Pero los teléfonos han dejado de ser esclavos del tablero despachador, y en vez de ello cualquier sitio se convierte en oficina. Podría hablarse de ubicuidad laboral o sencillamente de una nueva economía.

La información se crea, copia y distribuye sólo en formato digital. Los avances en las comunicaciones en este medio proporcionan aplicaciones como el correo electrónico para que un grupo de personas con acceso a Internet pueda trabajar en equipo. con una llamada al nodo y presionar una tecla se envían notas y copias a todos en el grupo. El mensaje es enviado directamente a un individuo, no a una máquina (fax), ni una carta enviada a la dirección de una calle. La comunicación electrónica llega a la computadora de un individuo, directamente al empleado interesado, sin importar qué tan lejos se encuentre.

Los archivos se transforman en anexos electrónicos (attachments) a las personas del grupo, y la computadora portátil se convierte en una oficina, provista con máquina de escribir, aparato de fax, correo electrónico e Internet. Viaja con el individuo a cualquier parte del mundo.

Las nuevas tecnologías están transformando las formas tradicionales de trabajo. En los mundos del cómputo y la telefonía se vinculan cada vez más para abrir todo un nuevo rango de posibilidades. Existen muchos ejemplos, pero las claves son una nueva administración de los recursos, donde la libertad creativa es complementada con la responsabilidad; el monitoreo de metas cumplidas y la evaluación de las mismas, y el reclutamiento de las personas calificada, con las herramientas necesarias, hacen de una organización inteligente el cimiento de una eficiente oficina virtual.

Existen parámetros básicos para el montaje de esta infraestructura. Los recursos esenciales para la automatización de una oficina, se enfoca en el despliegue de de un sistema corporativo (high end) con requisitos complejos de funcionalidad para servir a los propósitos de la organización, integrados en sistemas de información: 1) a clientes; 2) sobre productos; 3) para respaldo de decisiones, todos ellos ensamblados en una plataforma que brinde multifuncionalidad, multilingüismo y variedad de divisas, en una sola interfaz de usuario.

Para que esto sea posible, se distinguen varias líneas evolutivas en materia tecnológica:

1. La integración telefónica (Telephone Integration Technology (TIT)) brinda una nueva revolución a las capacidades desde la PC. Se utiliza en la actualidad en aplicaciones para centros telefónicos de atención, pero los desarrollos recientes llevan el poder de un centro de llamadas al escritorio electrónico, al incorporar las ventajas de un teléfono y la PC a toda una gama de nuevas capacidades disponibles para el usuario final, que es el empleado en este caso:

- Bitácoras diarias de consulta automática (pop up) dependiendo del solicitante.
- Redistribución de la ruta de las llamadas desde la pantalla de la PC.
- Fácil configuración de las conferencias telefónicas.
- Transformación de la calidad de la respuesta de llamada y consecuentemente el mejoramiento de todos los servicios.

Los efectos de la integración telefónica a las prácticas de trabajo será breve el equivalente a la revolución del correo electrónico.

2. Los servicios de mensajes cortos (Short Message Service (SMS)) resulta una solución efectiva y barata para los empleados que usan teléfonos celulares en su desempeño con una comunicación punto a punto (ventas, relaciones públicas, cadena de distribución, etcétera). Estas alternativas resultan de una instalación para enviar y recibir mensajes de hasta 160 caracteres en una red de telefonía móvil. Es una forma efectiva de comunicar y distribuir información estratégica de la manera más rápida, económica y permanente.

3. La información móvil habilita a una computadora portátil para obtener información desde cualquier punto, a través de la red de telefonía móvil. Esta tecnología revoluciona los límites de espacio y tiempo de la administración del trabajo empresarial de los años venideros.

Los retos en el éxito de una fuerza de trabajo automatizada, en línea y muy inteligente, implica consideraciones prioritarias sobre el cómputo móvil y la comunicación entre redes privadas y públicas.

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Una respuesta to “Oficina virtual multiconectada. Antecedentes y potencial”

  1. Alberto Says:

    Yo utilizo los servicios de OffixSolutions. Tienen muy buenos precios y los planes son excelentes para personas que tienen clientes en los Estados Unidos u otras partes del mundo. Entre los servicios que ofrecen esta una dirección comercial en Miami, FL, numero de teléfono propio y exclusivo, transferencia de llamadas a cualquier celular o teléfono fijo en el mundo, mensajes de voz enviados al email, fax, y muchos mas. La dirección de la pagina es http://www.offixsolutions.com/spanish/

    Espero les sea de ayuda

    Saludos!

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